Resp Outlook Office

Gran cantidad de personas que utilizan Outlook de Office como administrador de correos, desconocen como respaldar su información de carpetas personales, contactos, correos (e-mails), notas y tareas; en caso de que se desee llevar la información a otra Pc o bien si surge algún problema que amerite formatear la computadora.

Afortunadamente, Outlook concentra la información señalada con anterioridad en un solo archivo con extensión PST. Este archivo cuando la configuración de Outlook se encuentra por “defecto”, es decir que no fue asignada una ubicación distinta por parte del usuario, se localiza en carpetas ocultas alas que hay que acceder para respaldar el archivo.

Existen dos modos de accesar a la ubicación de las carpetas que contienen el archivo PST para respaldarlo, primero veremos el modo mas practico y sencillo.

Modo práctico y sencillo

1. Abre y/o inicia tu Outlook de Office.

2. En el menú de “Archivo”, selecciona la opción “Administración de archivos de datos…”


3. En la ventana que se abrió (Archivos de datos de Outlook) selecciona la ubicación de “Carpetas archivadas” y después presiona en “Abrir Carpeta”.

4. En la misma ventana (Archivos de datos de Outlook) selecciona la ubicación de “Carpetas personales” y después presiona en “Abrir Carpeta”.


5. Cierra la ventana de “Archivos de datos de Outlook” y también cierra tu Outlook, SIN cerrar las ventanas y/o ubicaciones que abriste de “Carpetas Archivadas” y “Carpetas personales”.

6. Copia donde tu gustes los archivos de las carpetas abiertas, en el caso de “Carpetas archivadas” el archivo se llama Archive – Office Data File, en el caso de “Carpetas archivadas” el archivo se llama Outlook - Office Data File.


Una vez hecho lo anterior ya tienes el respaldo de tus carpetas personales, contactos, correos (e-mails), notas y tareas. Para restaurar la información en caso de requerirse, realiza los pasos 1 al 5 y pega los archivos que habías copiado (el respaldo), sobrescribiendo los que se encuentran en “Carpetas Archivadas” y “Carpetas personales” y listo.

Nota: El punto numero 3 lo puedes omitir en caso de que no tengas elementos archivados, pero es recomendable que también lo respaldes en caso de que hayas olvidado que archivaste algún correo (e-mail), etc.

Ahora bien, si eres de las personas que gustan complicarse la existencia un poco y dar más clicks, encontraras el modo menos sencillo de respaldar a continuación:

Modo menos sencillo (igual que el anterior pero con más clicks)

1. Primero debes habilitar la opción de “Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos” para ello ingresa a “Mi PC”, después en barra Herramientas > Opciones de carpeta… > Ver, en “Archivos y carpetas ocultos” selecciona la opción “Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos” y presiona en aceptar.

2. Debes ingresar a la ruta C:Documents and Settings/Propietario/Configuración local/Datos de programa/Microsoft/Outlook

Nota: En caso de que no sea la ruta por que fue asignada otra distinta por el usuario y/o por el personal de sistemas (este ultimo muy común en empresas), debes seguir los pasos 1 al 3 del modo sencillo, para que veas la ruta y/o ubicación del archivo PST.


3. Una ves que ingresaste a la carpeta veras varios archivos, el que nos interesa es Outlook - Office Data File, copia este archivo donde tu gustes.

4. En caso de necesitar restaurarlo, solamente sigue la misma ruta y pega el archivo Outlook.pst y listo.

Este modo por ser menor el numero de pasos parece ser mas sencillo, pero créeme tienes que dar mas clicks y es mas complicado ya que tienes que quemarte las pestañas para encontrar la carpeta que nos interesa de todo el resto que aparecen.

A continuación se muestra una lista de las ubicaciones donde Microsoft Office Outlook 2007 guarda información.

Algunas de las carpetas pueden estar ocultas. Para mostrar las carpetas ocultas, haga lo siguiente:

• Windows Vista    
  1. En Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. Haga clic en Apariencia y personalización.

 NOTA   Si usa la vista clásica del Panel de control, haga doble clic en Opciones de carpeta y después continúe con el paso 4.

3. Haga clic en Opciones de carpeta.
4. En la ficha Ver, en Configuración avanzada, Archivos y carpetas,Archivos y carpetas ocultos, seleccione Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

• Microsoft Windows XP    

1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.
2. Haga clic en Opciones de carpeta.

3. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, en la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

Es posible que su configuración no incluya todos los archivos que se enumeran a continuación. Algunos archivos se crean sólo al personalizar características de Outlook.

Archivo de carpetas personales (.pst)

Incluidos los archivos .pst.

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Microsoft Windows XP o Microsoft Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Archivo de carpetas sin conexión (.ost)

El archivo .ost se sincroniza con los elementos del servidor que ejecuta Microsoft Exchange. Puesto que los datos permanecen en el servidor Exchange, puede volver a crear este archivo .ost en su nuevo equipo sin tener que hacer una copia de seguridad del archivo .ost.

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Libreta personal de direcciones (.pab)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

 NOTA   Office Outlook 2007 ya no es compatible con las libretas de direcciones personales (.pab). Cuando actualice a Office Outlook 2007, se le pedirá que importe los archivos .pab en Contactos. Si decide no importar el archivo .pab, podrá importarlo más tarde con el comando Importar y exportar del menúArchivo.

Libreta de direcciones sin dirección (.oab)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Barra de comandos y personalizaciones de menú (.dat)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\outcmd.dat

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook\outcmd.dat

Configuración del panel de exploración (.xml)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Outlook\nombre de perfil.xml

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook\nombre de perfil.xml

Este archivo incluye vínculos de Contactos, Calendario y Accesos directos.

Extensiones de Microsoft Exchange registradas (.dat)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Sobrenombres de los Contactos de Outlook (.nk2)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook

Reglas (.rwz)

Windows Vista     unidad:\<usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook

 NOTA   Si realizó una actualización a Office Outlook 2007 desde una versión anterior a Microsoft Outlook 2002, es probable que exista un archivo .rwz en el disco duro de su equipo. Este archivo ya no es necesario y la información de las reglas se guarda ahora en el servidor que ejecuta Microsoft Exchange y en el Archivo de carpetas personales (.pst) para las cuentas de correo electrónico POP3e IMAP. Puede eliminar el archivo.

Si utiliza la característica Importar y exportar reglas, la ubicación predeterminada de los archivos .rwz es unidad:\Documents and Settings\usuario\Mis documentos.

Estilos de impresión (Outlprnt sin extensión)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook

Firmas (.rtf, .txt, .htm)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Signatures

Diseño de fondo (.htm)

Windows Vista     unidad:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Stationery

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Formularios personalizados

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Forms

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Diccionario (.dic)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\UProof

Plantillas (.oft)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Templates

Configuración de Enviar y recibir (.srs)

Windows Vista     unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook

Mensaje (.msg, .htm, .rtf)

Windows Vista     unidad:\usuario\Documents

Windows XP o Windows Server 2003     unidad:\Documents and Settings\usuario\My Documents